Archives and Records Management Program

 Archives and Records Management Program University College London (UCL) หรือ UCL Records Office

       ที่มา:https://www.ucl.ac.uk/research-it-services/

 

    ในทุกหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ นั้นต้องมีการดำเนินงานขององค์กร การจัดระบบเอกสารจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิ ดำเนินงานได้อย่างราบรื่น และเพื่อการติดต่อประสานงานระหว่างกันขององค์กรต่าง ๆ นั่นคือแผนงานจัดการเอกสาร (Records management program: RMP) โดยความสำคัญของเอกสารก็จะมีความแตกต่างกันออกไป ดังนั้นแล้วหน่วยที่ทำหน้าจัดการเอกสารหรือนักจัดการเอกสารก็มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาขับเคลื่อนองค์กรร่วมกับร่วมฝ่ายอื่น ๆ ในองค์กรเพื่อกประสิทธิภาพในการดำเนินงาน University College London เป็นหนึ่งในมหาวิทยาลัยที่มีการแผนงาน หน่วยงานในการจัดการเอกสาร มีการออกนโยบายและขั้นตอนในการทำงานอย่างเป็นระบบแบบแผนที่ดี

ที่มา: https://gcn.com/articles/2016/06/01/texas-archives.aspx?m=1

นโยบายการจัดการเอกสาร ของ University College London ?

รับรองโดยคณะกรรมการห้องสมุด นโยบายนี้กำหนดเพื่อให้แน่ใจว่า UCL ทราบว่าข้อมูลใดได้รับการเก็บรักษาอยู่ที่ไหนและสามารถนำออกมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้กับบันทึกทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นทั้งกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ที่สร้างขึ้นหรือใช้โดยเจ้าหน้าที่

จุดมุ่งหมายหลักของการจัดการเอกสารที่ UCL คือ ?

เป็นทรัพย์สินที่สำคัญขององค์กร เป็นหลักฐานการดำเนินการและการตัดสินใจและต้องได้รับการจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อให้เกิดความโปร่งใสสามารถตรวจสอบได้และเป็นหลักฐานทางกฎหมาย

- ปกป้องผลประโยชน์ของ UCL เจ้าหน้าที่ นักศึกษา และผู้ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆโดยการรักษาข้อมูลที่สำคัญให้ปลอดภัยและเพื่อให้แน่ใจว่ามีการทำลายในเวลาที่เหมาะสมและปลอดภัย

- ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดที่มีผลต่อการใช้และการเก็บรักษาเอกสาร

- สนับสนุนการตัดสินใจในการสอนและการวิจัยโดยการรักษาเอกสารที่ถูกต้องและเชื่อถือได้

- สนับสนุนทางด้านธุรกิจโดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วและเรียกดูและปกป้องข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการทำงานอย่างต่อเนื่องของ UCL

- แสดงหลักฐานในการดำเนินคดี

- ป้องกันการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือผิดกฎหมายโดยการดูแลเอกสารให้ปลอดภัย มีการควบคุมและจัดการการเข้าถึงข้อมูล

- รักษาข้อมูลสำคัญขององค์กรด้วยการเก็บรักษาเอกสารที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ ในการประเมินประสิทธิภาพและการปรับปรุง UCL จะใช้มาตรฐานสากลสำหรับการจัดการเอกสาร ISO 15489

                             ที่มา: https://www.blue-pencil.ca/archive-storage-options-and-safeguards-for-information/

ความรับผิดชอบ ?

-แต่ละแผนกต้องมีระบบที่เพียงพอสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมหลักและสร้างความมั่นใจว่าจะสร้างและเก็บรักษาเอกสารที่มีความถูกต้อง เชื่อถือได้ มีความสมบูรณ์และพร้อมใช้งาน

- ผู้ดำรงตำแหน่งบริหารชั้นสูงของมหาวิทยาลัยหรือสภาของ UCL มีหน้าที่รับผิดชอบโดยรวมในการจัดการเอกสาร ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานได้รับได้รับมอบหมายให้ผู้จัดการระเบียนซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาขั้นตอนการจัดการเอกสารให้คำแนะนำเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีและส่งเสริมการปฏิบัติตามนโยบาย

- ผู้จัดการมีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของตนรับทราบนโยบายและปฏิบัติตามข้อกำหนด

- พนักงานทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่างานจัดการเอกสารอย่างเหมาะสมและเอกสารที่ได้สร้างหรือได้รับมาเหล่านั้นได้รับกาจัดการอย่างถูกต้อง ต้องมีความรับผิดชอบที่จะต้องรู้ว่าเก็บเอกสารนั้นเก็บถูกต้องและเก็บไว้ที่ไหน

                       ที่มา: https://www.bitrix24.com/about/blogs/tasks-projects/example-records-management-with-business-process.php

ระบบการจัดการเอกสาร ?

ต้องมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจนในแต่ละแผนกสำหรับทุกขั้นตอนของกระบวนการ การจัดเก็บเอกสารรวมถึงการแยกประเภทและการกำจัดอย่างปลอดภัย ต้องมีการชี้แจงต่อเจ้าของข้อมูลเพื่อไม่ให้เกิดความคลุมเครือเกี่ยวกับความรับผิดชอบในการรักษาและการทำลาย ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อมีพนักงานลาออกจะไม่เกิดปัญหากับข้อมูลเอกสารเหล่านั้น

การจำแนกประเภท ?

เอกสารทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมเพื่อให้สามารถเรียกดูข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว มีการวางแผนการจัดหมวดหมู่หรือโครงสร้างการจัดเก็บโดยอาศัยการวิเคราะห์หน้าที่และกิจกรรมของแผนกเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมและสม่ำเสมอ

การเข้าถึงและความปลอดภัย ?

เจ้าหน้าที่จะนำข้อมูลที่จำเป็นในการปฏิบัติงานได้ เอกสารกระดาษที่มีการใช้งานบ่อยจะเก็บไว้ใกล้มือภายในพื้นที่สำนักงาน ข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลเพียงคนเดียวนั้นควรเก็บไว้ให้น้อยที่สุด ต้องมีระดับความปลอดภัยที่เหมาะสมพื่อป้องกันการใช้และการเปิดเผยข้อมูลไม่ได้รับอนุญาตหรือผิดกฎหมาย เอกสารที่เป็นกระดาษนั้นต้องเก็บไว้ในตู้หรือห้องที่ล็อกไว้เมื่อไม่ใช้งานและให้เข้าถึงเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ควรล็อกหน้าจอคอมหากไม่มีเจ้าหน้าที่คอยดูแลข้อมูล ปฏิบัติตามคำแนะนำของทีมรักษาความปลอดภัยความปลอดภัยคอมพิวเตอร์ UCL เกี่ยวกับการเข้ารหัส

                                        ที่มา: https://www.youthbusinesscaribbean.com/courses/records-management/

การเก็บรักษาเอกสาร ?

ข้อมูลเอกสารต้องจัดเก็บในสภาพที่เหมาะสมกับสื่อและรูปแบบโดยคำนึงถึงความต้องการในการปฏิบัติงานระยะเวลาการเก็บรักษาและค่าใช้จ่าย ควรได้รับการปกป้องในการจัดเก็บจากอันตรายที่อาจเกิดขึ้นเช่นไฟไหม้และน้ำท่วมและต้องรักษาสภาพแวดล้อมภายในพื้นที่จัดเก็บให้อยู่ในความเหมาะสมเพื่อลดความเสี่ยงที่บันทึกจะเสื่อมสภาพ ควรมีการทบทวนเอกสารเป็นระยะ ๆ โดยปกติจะเป็นประจำทุกปี ในกรณีที่จำเป็นบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ควรถูกแปลงเป็นรูปแบบที่ใหม่กว่าและย้ายไปยังระบบอื่นเพื่อให้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้ตลอดเวลา บันทึกของ UCL จำนวนเล็กน้อยจะถูกเลือกเพื่อการเก็บรักษาอย่างถาวรสำหรับการอ้างอิงหรือคุณค่าทางประวัติศาสตร์ซึ่งเป็นหลักฐานของหน้าที่และกิจกรรมที่สำคัญที่สุดของ UCL เอกสารประกอบการกำหนดนโยบายและติดตามการพัฒนาโครงสร้างและโครงสร้างพื้นฐาน ผู้จัดการระเบียนจะพัฒนาเกณฑ์การคัดเลือกสำหรับบันทึกที่จะเก็บไว้อย่างถาวร

 

                              ที่มา: https://www.cuberms.com/news/how-cube-records-management-service-helps-your-business/

 การทำลาย ?

ตรวจสอบเอกสารเป็นประจำหากไม่สำคัญเอกสารอ้างอิงที่ล้าสมัยและข้อมูลที่ซ้ำกันที่ไม่จำเป็นจะถูกทำลายเพื่อป้องกันไม่ให้กินพื้นที่มากไป การทำลายเอกสารทั้งกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จะถูกควบคุม และดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาต เอกสารจะไม่ถูกทำลายหากเกี่ยวข้องกับการสอบสวนที่กำลังดำเนินอยู่หรืออยู่ระหว่างการสอบสวนการร้องทุกข์การร้องเรียนหรือข้อพิพาททางกฎหมาย

เป็นยังไงกันบ้างคะผู้อ่านทุกคน หลังจากอ่านบทความแล้วทุกคนคงทราบข้อมูลเพิ่มเติม และความเฉพาะตัว ทักษะพิเศษของหน่วยงานหรือนักจัดการเอกสารใช่ไหมคะ? หน้าที่นี้ก็เป็นเหมือนฟันเฟืองขับเคลื่อนให้หน่วยงานหรือองค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธินั่นเองค่ะ ผู้อ่านมีความคิดเห็นอย่างไรกันบ้าง สามารถมาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้เลยนะคะ ไว้เจอกันใหม่ในโอกาสหน้านะคะ 😀😀😀

อ้างอิง

UCL. (ม.ป.ป).University College London Records management policy.                                               

 ค้นเมื่อ 31 มกราคม 2564, จาก https://www.ucl.ac.uk/library/about-us/

records-office/university-college-london-records-management-policy

UCL. (ม.ป.ป).UCL Records Office.  ค้นเมื่อ 31 มกราคม 2564, 

จาก https://www.ucl.ac.uk/library/about-us/ucl-records-office